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Il Dossier Formativo: la sperimentazione nell’Ausl della Romagna-Ravenna

Redazione | domenica 14 Febbraio 2016

Riassunto

Obiettivo. Nella prima parte del lavoro è stata effettuata una ricerca bibliografica e legislativa, vigente sul territorio nazionale, relativa al Dossier Formativo (D.F.) del personale sanitario operante nelle Ausl. Successivamente mi sono focalizzata sull’esperienza relativa alla progettazione e attuazione del Dossier Formativo Informatizzato sperimentato presso l’Ausl della Romagna-Ravenna ed entrato a regime nell’anno 2013. Nella seconda parte del project work ho proceduto ad analizzare i dati relativi all’anno 2013 ed a valutare ( McOwen KS et al, 2009) i risultati mediante l’utilizzo di indicatori di esito e di processo. Con il lavoro svolto si intende dimostrare che ogni Ausl deve costruirsi lo strumento adatto a soddisfare le proprie esigenze organizzative aziendali sanitarie. Ma soprattutto, è necessario che il D.F. possa contenere in modo oggettivamente mirato solo le competenze tecniche, gestionali e relazionali veramente utili e necessarie per lo specifico professionista.

Metodo. L’analisi del contesto e del processo di pianificazione/programmazione è stata effettuata utilizzando la Work Breakdown Structure, la Swot Analisys, il Diagramma di Ishikawa, la Matrice di Stacey, la Matrice delle responsabilità, il Diagramma di Gantt, l’analisi delle risorse e costi e finale valutazione di indicatori di processo e di esito. Gli strumenti utilizzati sono stati prettamente informatici.

Risultati. Tutti i dipartimenti dell’Azienda della Romagna-Ravenna hanno applicato il dossier formativo nel 2013 (100%). I dipartimenti che hanno maggiormente legato gli obiettivi ai progetti, sono stati: Dipartimento chirurgie specialistiche (92%); Dipartimento cure primarie (91%); Dipartimento cardio-vascolare (90%). L’Azienda ha investito, con priorità, nello sviluppo di competenze relative alla qualità professionale (61,92%), all’efficacia organizzativa (12,83%) e alla gestione e sviluppo dei collaboratori (10,01%). Dal confronto di due dipartimenti presi a campione si è riscontrato che la formulazione degli obiettivi formativi (Bloom BS, 1986 – Gagné R.M, Briggs L.J., 1990 – Guilbert JJ., 2002 – Thorndyke et al, 2008) all’interno del Dossier Formativo Informatizzato è qualitativamente “molto congruente” per il Dipartimento chirurgico al 22% e per il Dipartimento cure primarie al 10%.

Conclusioni. L’adozione del dossier formativo individuale e mirato relativo al personale sanitario nelle Ausl potrebbe avviare la progettazione del portfolio di competenze, potrebbe portare alla costruzione/manutenzione di competenze strategiche nelle equipe (più legate agli obiettivi direzionali), permetterebbe di istituzionalizzare le competenze migliori e consentirebbe di scegliere le ricadute significative per la popolazione assistita. In modo specifico, per l’Ausl della Romagna-Ravenna, si possono ipotizzare progetti di miglioramento della qualità del D.F. come ad esempio: a) organizzare corsi di formazione specifici indirizzati al personale; b) realizzare interviste ai referenti della formazione per la costruzione degli obiettivi formativi; c) trasformare in obiettivi standardizzati lo spazio libero dedicato alla costruzione dell’obiettivo nel Data Base, in modo da permettere una descrizione efficace ed uniforme per tutte le unità complesse/semplici dell’azienda.

INTRODUZIONE

L’Accordo del 1° agosto 2007 (ai sensi dell’articolo 4 del DLgs 281/1997) tra il Governo, le Regioni e le Province autonome di Trento di Bolzano, concernente il “Riordino del sistema di Formazione continua in medicina”, ha introdotto lo strumento del Dossier Formativo, Individuale e di Gruppo.

Questo strumento nasce dall’esigenza di definire una traiettoria pianificata di sviluppo delle competenze dei professionisti del sistema sanitario. È un’innovazione di tipo organizzativo volta a rafforzare il processo di programmazione e valutazione delle attività formative, attraverso un coinvolgimento più capillare e formalizzato di tutti i livelli organizzativi aziendali. L’intento è di promuovere una migliore integrazione dei singoli professionisti nei contesti lavorativi, in funzione degli obiettivi di sviluppo, delle necessità delle Unità Operative/Equipe e in armonia con le priorità dell’Azienda.

Il Dossier Formativo costituisce uno strumento a disposizione del professionista e del Sistema Sanitario per una pianificazione del percorso formativo che risponda sia alle esigenze del singolo in termini di aggiornamento professionale che a quelle derivanti dai Piani Sanitari Nazionali, Regionali e dell’organizzazione nella quale presta la propria opera lo stesso professionista.

Il Dossier Formativo rappresenta uno strumento sul quale poggia il Programma Nazionale ECM, così come ridisegnato dagli ultimi Accordi Stato-Regioni.

La Regione Emilia Romagna, nel giugno 2010, ha sancito un documento tecnico relativo a note di orientamento per la costruzione del Dossier Formativo nelle Aziende Sanitarie dell’Emilia Romagna, a cura di Diletta Priami e Barbara Lelli (Agenzia Sanitaria e Sociale Regionale) e dei Responsabili degli Uffici Formazione delle Aziende Sanitarie Regione Emilia Romagna. Ogni singola Azienda, successivamente, ha provveduto ad elaborare e presentare al Convegno del 22 gennaio 2014 svoltosi a Bologna, un suo modello con riferimento alle Linee Guida e contestualizzato alle realtà specifiche.

Come esplicitato dalla Normativa Nazionale, il D.F. prevede quattro specifiche sezioni: Anagrafica – Programmazione – Realizzazione/Evidenze – Valutazione.

Sulla base di un approccio che tenga conto della possibilità di rappresentare la multidimensionalità e la specificità delle professioni sanitarie, si è proposto un sistema semplificato, ma esaustivo, per classificare le competenze e le conseguenti attività formative a queste correlate, suddiviso in tre macro-aree: Competenze Tecnico-Professionali – Competenze di Processo relazionali/comunicative – Competenze di Sistema organizzativo/gestionale situazionali e di ruolo.

All’interno di queste sezioni, ciascun professionista avrà la possibilità di coniugare gli specifici obiettivi formativi su cui ritiene di aver bisogno di aggiornamento, per migliorare le sue performance. Per programmare in modo efficace la formazione, occorre: l’analisi dei bisogni formativi, il coinvolgimento degli operatori , la socializzazione del sapere e la valutazione della formazione. La raccolta delle proposte da inserire nel Piano aziendale della Formazione necessita, dunque, di una fase preliminare di analisi dei bisogni da compiere prestando attenzione sia alle esigenze dell’organizzazione sia ai bisogni degli individui. Questa fase è costituita dall’ attività di raccolta di informazioni e di analisi organizzativa, al fine di garantire una maggiore coerenza tra formazione e sviluppo organizzativo e professionale.

Il coinvolgimento degli operatori, oltre ad essere una garanzia di “pari opportunità”, nasce dal presupposto che intervenire sui valori e sulle culture di riferimento, così come sulle competenze tecnico-specialistiche necessarie a qualificare i servizi, implica la partecipazione attiva e la motivazione di tutti i professionisti.

Il Dossier Formativo informatizzato dell’Ausl della Romagna-Ravenna (linee approvate dal Collegio di Direzione al 13 marzo 2012 – PAF 2012-2013) è utilizzato a regime, a partire dall’01/01/2013. L’equipe di staff formazione ha sviluppato il progetto, il quale si è sviluppato a ISORISORSE. Sono rientrati tra i costi diretti, il costo per il docente esterno e i costi per la formazione interna. Tra i costi indiretti rientra l’impegno del personale.

Il percorso adottato nasce dall’esigenza di uno strumento comune per la pianificazione/gestione del Dossier Formativo e si è strutturato nelle seguenti fasi: Revisione della rete di Referenti e Animatori, Progettazione e implementazione del Data Base, Corsi di formazione specifici, Revisioni periodiche e miglioramenti sulla base dell’esperienza maturata.

A partire dal 2012 è stata avviata la sperimentazione del Dossier Formativo di Dipartimento/Unità Operative/Servizi, coordinata dalla Dott.ssa Emanuela Manzari con quella del Dizionario delle Competenze. Quest’ultimo strumento è utile per superare la soggettività nella valutazione attraverso l’individuazione di competenze trasversali. Le competenze individuate sono otto: 1)qualita’ professionale, 2) problem solving, 3) comunicazione trasparente nelle relazioni, 4) teamwork e leadership, 5) integrazione, 6) gestione e sviluppo dei collaboratori, 7) efficacia organizzativa, 8) efficienza e agilita’ organizzativa che rappresentano la sintesi dei comportamenti e che permettono di tradurre in azioni, ai vari livelli, la visione e le priorità dell’Azienda. Le competenze trasversali e i comportamenti (cinque per ciascuna competenza) sono validi e applicabili per tutti i ruoli professionali ed ai diversi livelli di responsabilità. I comportamenti relativi alle otto competenze trasversali vanno individuati, rilevati, valutati e sviluppati per rendere l’organizzazione più capace di rispondere alle esigenze dei cittadini, alle sfide e per valorizzare il capitale professionale dei singoli e delle equipe.

Tutte le strutture (complesse e semplici) hanno programmato il loro bisogno formativo e pianificato gli eventi formativi tramite la nuova procedura informatizzata. Il Dossier Formativo è stato applicato, monitorato e valutato in tutti i Dipartimenti dell’Ausl della Romagna – Ravenna ed il report relativo al Dipartimento di Patologia Clinica e Medicina Trasfusionale è stato presentato a gennaio 2014, al Convegno di Bologna.

La descrizione degli obiettivi formativi, riportati all’interno del Dossier Formativo., è effettuata dal referente della formazione, il quale li inserisce secondo la classificazione nazionale, la finalità e l’area di competenza. Viene poi definito il gruppo delle persone da formare. A seguire è possibile effettuare la convocazione (singola o multipla) e la validazione della frequenza. Il calcolo della percentuale di presenza è prodotto dal sistema in modo automatico. E’ inoltre possibile stampare l’attestato. Il progetto viene dunque pubblicato e vengono riconosciuti i crediti ECM (come da normativa del 2012).

OBIETTIVI

La finalità del project work è stata quella di migliorare la qualità del Dossier Formativo in uso, approfondendo le capacità di lettura/analisi critica nei confronti dello strumento informatizzato utilizzato dell’Ausl della Romagna – Ravenna.

MATERIALI E METODI

Dopo un’analisi della Legislazione in vigore e la ricerca bibliografica, mi sono soffermata sull’analisi dei dati, utilizzando la Swot Analisys, il Diagramma di Ishikawa, la Matrice di Stacey, la Matrice delle Responsabilità e il Diagramma di Gantt. Di seguito, mi sono concentrata sulla parte relativa al monitoraggio dei dati e alla valutazione dei risultati raggiunti nell’anno 2013. Il lavoro si è sviluppato utilizzando specifici indicatori di esito e processo. Nella Swot-Analysis, relativa alla pianificazione dell’introduzione del Dossier Formativo, ho rilevato sia gli effetti vantaggiosi che gli effetti pericolosi attribuibili all’organizzazione e all’ambiente.

I punti di forza sono rappresentati da: sistema informatico unico aziendale (risparmio economico, velocità del passaggio informazioni, trasparenza, tracciabilità), presenza in azienda del DIZIONARIO DELLE COMPETENZE, corsi mirati alle esigenze del singolo professionista, motivazione e particolare attenzione manageriale all’incremento della qualità aziendale e della qualità del personale, consultazione catalogo eventi formativi, gestione crediti ECM, dati relativi ai corsi svolti e alla programmazione annuale, buona gestione dell’anagrafica.

I punti di debolezza rilevabili sono stati: non omogeneità della conoscenza informatica del personale, procedure di autorizzazione cartacea, implementazione complessa del sistema, necessità di adeguamento del sistema in base all’esperienza di utilizzo (non tutte le unità operative lo utilizzano in modo uniforme), necessità di coinvolgere tutto il personale sulle potenzialità dei date base, difficoltà di mantenimento/aggiornamento del sistema, contesto lavorativo già molto impegnativo, deficit motivazionale del personale nel nucleo operativo in relazione al cambiamento e all’innovazione (sfiducia, resistenza). Le opportunità e le strategie si possono riferire alla presenza del documento tecnico giugno 2010 della Regione Emilia Romagna – note di orientamento per la costruzione del DF nelle aziende dell’Emilia Romagna – , al sistema informatico di semplice utilizzo e alla presenza di un responsabile di processo. Le minacce si sono evidenziate nei tempi ristretti di applicazione, nello scetticismo diffuso sulla gestione ECM e nella scarsa fiducia sul rapporto costi-benefici del DF.

Il problema identificato attraverso il diagramma di Ishikawa, ossia la difficoltà nel monitoraggio dati e loro valutazione realistica in riferimento al DF, si colloca nella matrice accordo/certezza di Ralph Stacey in un ambito identificabile come: basso livello di accordo e alto livello di certezza, che corrisponde all’area complicato, con lieve inferenza verso il complesso.

Nell’area del COMPLICATO si colloca un sistema con: molte variabili, molte relazioni, variabili definibili per ambito, relazioni per lo più lineari, necessità di diverse specifiche conoscenze e di coordinamento, prevedibilità soprattutto nei punti critici, limitata incertezza, outcome, marginali elementi di discrezionalità.

La responsabilità generale delle attività riguardanti la costruzione/gestione del dossier formativo è a capo del Direttore dell’UO Formazione e Sviluppo Organizzativo dell’Ausl della Romagna – Ravenna.

RISULTATI E CONCLUSIONI

Gli strumenti di rilevazione utilizzati sono stati informatici; attraverso l’utilizzo del D.F. aziendale ed il programma Excel.

Gli indicatori selezionati sono indicatori di esito e di processo e presentano i seguenti requisiti fondamentali: rilevanza, validità, fattibilità e coerenza. Dall’analisi dei dati indicati nel Dossier Formativo dell’Azienda della Romagna – Ravenna, relativi all’anno 2013, si sono dunque identificati, monitorati e valutati i seguenti indicatori:

1) INDICATORE DI PROCESSO (quantitativo)

N. dipartimenti che hanno aperto il DF/ N. Totale dipartimenti *100

Standard 100% (obiettivo PAF 2012-2013)

Si evince che tutti e 14 i dipartimenti dell’Azienda della Romagna-Ravenna hanno applicato il dossier formativo nel 2013. Solo UNDICI strutture complesse/semplici (parti di dipartimenti) non avevano attivato il DF alla fine dell’anno 2013.

Da un’analisi più approfondita, risulta che il personale afferente a queste strutture risulta aver attivato il DF come dipartimento.

2) INDICATORE DI PROCESSO (quantitativo)

(programmazione generale)

N. obiettivi legati ai progetti per dipartimento/ N. Totale obiettivi per dipartimento *100

Valore medio rilevato: 82%

Nel 2013, i Dipartimenti che hanno maggiormente legato gli obiettivi ai progetti, sono stati: Dipartimento chirurgie specialistiche – Dipartimento cure primarie – Dipartimento cardio-vascolare.

E’ necessario intervenire sui dipartimenti che hanno legato gli obiettivi ai progetti in modo minore, in condizione prioritaria, con corsi di formazione motivazionale, relativi all’importanza dell’utilizzo del Dossier Formativo in modo corretto e preciso, soprattutto in relazione alla metodologia, al fine di creare obiettivi didattici/educativi.

3) INDICATORE DI ESITO (quantitativo)

(programmazione per area di competenza)

N. progetti programmati per area di competenza / N. progetti totali *100

I progetti totali nel 2013 sono stati n. 713. Come si può evincere dalla tabella sotto riportata, nel 2013, l’Azienda ha investito nello sviluppo di competenze relative alla QUALITA’ PROFESSIONALE (61,92%), ALL’EFFICACIA ORGANIZZATIVA (12,83%) E ALLA GESTIONE E SVILUPPO DEI COLLABORATORI (10,01%).

COMPETENZE	%	Fr
Comunicazione Relazionale Trasparente	3,53%	19
Efficacia Organizzativa	12,83%	91
Efficienza e Agilità	3,24%	23
Gestione e Sviluppo dei Collaboratori	10,01%	73
Integrazione	4,51%	31
Problem Solving	2,96%	18
Qualità Professionale	61,92%	448
Teamwork e Leadership	0,99%	9
TOTALE	100%	713

Tabella 1. Competenze e rispettiva associazione, in percentuale, ai progetti programmati nel 2013

Diagramma 1. Immagine grafica della netta prevalenza per la competenza “qualità professionale”

Dunque, nel 2013, l’Azienda ha investito principalmente nello sviluppo di competenze relative alla qualità professionale, all’efficacia organizzativa e alla gestione e sviluppo dei collaboratori.

4) INDICATORE DI ESITO (qualitativo e quantitativo)

N. di obiettivi molto congrui e congrui (vedi Scala Likert, di seguito descritta) per dipartimento/N. totale di obiettivi per dipartimento – Campione: Dipartimento chirurgico e Dipartimento cure primarie.

Criteri per la scelta del campione: Un dipartimento del territorio e uno ospedaliero – quantità simili di obiettivi nel 2013 (filtrando per struttura) – maggiore legame tra gli obiettivi e i progetti.

Scala Likert (Bloom BS, 1986 – Gagné R.M, Briggs L.J., 1990 – Guilbert JJ., 2002 – Thorndyke et al, 2008) :

A = Molto congruente. L’obiettivo è definito con VERBO ALL’INFINITO + COMPLEMENTO OGGETTO + DESCRIZIONE APPROFONDITA

B = Congruente. E’ definito il VERBO ALL’INFINITO oppure IL COMPLEMENTO OGGETTO + DESCRIZIONE APPROFONDITA

C = Congruenza parziale. E’ definito il VERBO ALL’INFINITO oppure IL COMPLEMENTO OGGETTO

D = Non congruente. Manca di VERBO ALL’INFINITO e del COMPLEMENTO OGGETTO.

	Obiettivi molto congrui	Obiettivi congrui	Totale
Dipartimento Chirurgico	22%	7,4%	29,4%
Dipartimento Cure Primarie	10%	10%	20%
Totale	16%	8,7%	24,7%

Tabella 2. Percentuali obiettivi definiti “molto congrui” e “congrui”, relativi all’anno 2013

Si è osservato che la definizione di “obiettivo” all’interno del DF ha un significato più simile al termine FABBISOGNO che al termine “obiettivo formativo” e che sarebbero utili corsi di formazione specifici di approfondimento sulla costruzione congrua sia degli obiettivi formativi che degli obiettivi del DF.

In conclusione, l’adozione del dossier formativo ha avviato la progettazione del portfolio di competenze, ha sollecitato la costruzione/manutenzione di competenze strategiche nelle equipe (più legate agli obiettivi direzionali), dunque permetterebbe di istituzionalizzare le competenze migliori e consentirebbe di scegliere le ricadute significative per la popolazione assistita. In particolare, per l’Ausl della Romagna-Ravenna, si possono ipotizzare progetti di miglioramento della qualità del D.F. come ad esempio: a) organizzare corsi di formazione specifici indirizzati al personale dipendente; b) realizzare interviste ai referenti della formazione per la costruzione degli obiettivi formativi; c) considerato che nel data base lo spazio relativo alla descrizione dell’obiettivo è libero (dunque non uniforme ed efficace per tutte le unità operative) si potrebbe vincolare il campo in obiettivi standardizzati e preconfezionati, in modo che sia semplice spuntarne il contenuto.

Audit programmati periodicamente consentirebbero di monitorare e valutare il processo di innovazione.

Autore: dr.ssa Cristina Neretti, Infermiere Ausl Imola – Laureata Scienze della Formazione e Magistrale Scienze Infermieristiche e Ostetriche

BIBLIOGRAFIA

Ausl della Romagna-Ravenna. Dizionario delle competenze.
Ausl della Romagna-Ravenna. Regolamento della Formazione.
Bloom BS. Tassonomia degli obiettivi educativi. La classificazione delle mete dell’educazione. Volume I Area cognitiva, Giunti & Lisciani Editori, 1986, p.28.
Briggs L.J, Gagné R.M. Fondamenti di progettazione didattica. SEI Torino, 1990.
Guilbert JJ. Guida pedagogica per il personale sanitario. Edizioni Dal Sud, 2002.
McOwen KS, Bellini LM, Morrison G, Shea JA. The development and implementation of a health-system-wide evaluation system foreducation activities: build it and they will come. Acad Med. 2009 Oct;84(10):1352-9.
Thorndyke LE, Gusic ME, Milner RJ. Functional mentoring: a practical approach with multilevel outcomes. J Contin Educ Health Prof. 2008 Summer;28(3):157-64.